Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Как съездить в командировку на личном авто

Ездить в командировки на личной машине не запрещается, но согласовать это с работодателем нужно в обязательном порядке. Такая поездка имеет свои особенности, в частности по компенсации расходов и предоставлении отчетной документации.

Документы в бизнес-поездке на своей машине

При организации служебной поездки на авто сотрудника традиционно издается приказ. Также эксперты советуют оформить путевой лист, хотя налоговые инспекторы этого не требуют. С помощью путевого листа можно подтвердить пользование своей машиной в интересах компании и отобразить расчет бензина.

Когда работник использует для командировки личный транспорт, он оформляет и служебную записку. Она подтверждает время, фактически потраченное на дорогу. Вернувшись из места командирования, сотрудник передает служебную записку и другие отчетные документы для командировочных в СПб в бухгалтерию для правильного расчета компенсации расходов.

Какими документами можно подтвердить расходы в командировке с использованием своего автомобиля:

  • авансовый отчет;
  • путевой лист;
  • кассовые чеки на ГСМ;
  • служебная записка;
  • квитанция об оплате ГСМ с помощью баллов с карты АЗС или другим безналичным способом.

Особенности возмещения расходов на оплату бензина

Списание ГСМ в командировке на личном транспорте происходит так же, как и при применении рабочей машины. Чтобы подсчитать затраты на бензин, служащий обязан предоставить путевой лист и кассовые чеки с АЗС.

Сумма компенсации затрат на топливо останется на усмотрение работодателя. На автомобиль, оснащенный двигателем объемом свыше 2 тыс. куб. см, положено возмещение, что не превышает 1 500 руб. в месяц. Большие суммы не могу относиться к расходам и учитываются при расчете налогов. Но все-таки есть способ учесть траты в качестве компенсации командировочных расходов для их включения в базу, облагаемую налогами. Отобразить это можно в локальных нормативных актах, но работодатель должен быть готов доказывать, что такие расходы экономически оправданы. Для этого лучше всего подходит путевой лист.

При применении личного транспорта организация возмещает подчиненному расходы из-за амортизации, ТО, ремонт и смазочные материалы. Сумма компенсации должна быть прописана в соглашении между работодателем и сотрудником и в локальном нормативном акте.

Специалист, планирующий ехать в командировку на автомобиле, должен предоставить руководству техпаспорт машины для подтверждения наличия у него транспорта. Также факт использования авто должен быть прописан в договоре о трудоустройстве.

Дата: 13.08.2019