Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Оформление командировки на автомобиле сотрудника

В командировку можно отправиться как на общественном транспорте, так и на личной машине. Если работнику удобно использовать свой автомобиль, а руководство ничего не имеет против этого, служебная поездка может состояться и на таких условиях. Какие нюансы в подобной ситуации нужно знать?

Оформление документов до отъезда

Когда командируемый работник планирует использовать для служебной поездки свою машину, это должно отображаться в Приказе о направлении в командировку. Соответствующая отметка должна стоять в поле «Проезд до места командировки».

Помимо правильно оформленного приказа, в этом случае начальник и подчиненный должны заключить особое соглашение. В нем прописывается сумма денежного возмещения за использование автомобиля в корпоративных интересах. Об этом упоминается в статье 188 Трудового кодекса.

В соглашении должны быть прописаны следующие сведения:

  • название документа, его номер и дата заполнения;
  • наименование организации, ФИО командируемого работника;
  • номер техпаспорта автомобиля, на котором сотрудник планирует отправиться в командировку;
  • основные технические характеристики машины: ее модель, год выпуска авто, объем двигателя и пр.;
  • условия, на которых проводится возмещение затрат – по норме или же по факту подтверждения расходов;
  • срок выплаты денежной компенсации;
  • дата вступления в силу дополнительного соглашения;
  • ФИО и подпись генерального директора компании;
  • подпись командируемого служащего.

Затраты на проезд на авто в командировку

Перед выездом служащий получает аванс. Ему выдают суточные и определенную сумму на аренду жилья, после чего он должен оформить или купить гостиничные чеки с QR-кодом с подтверждением. Работнику обязаны выдать аванс и на расходы на проезд.

Для расчета примерных затрат на проезд на машине, то есть на бензин, можно взять во внимание примерный расход нужного топлива, который можно узнать из руководства по эксплуатации автомобильного транспорта. Расчет затрат может проводиться и по другой схеме. Для этого берутся за основу нормы расхода бензина или другого топлива для машин отечественного и иностранного производства от Минтранса.

Расходы по завершению командировки на авто сотрудника компенсируются на основании авансового отчета, путевого листа с подробным маршрутом, служебной записки, чеков АЗС и квитанций за проезд по платным дорогам. Эти документы также являются подтверждением срока служебной поездки и использования машины сотрудника в интересах предприятия.

Дата: 07.03.2019