Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Нюансы оформления командировки на личной машине сотрудника

Случается, что компания не может отправить работника в командировку на служебной машине. В результате сотрудник едет в другой город на общественном транспорте или же использует в рабочих целях личный автомобиль. Такие действия вполне законны, но нужно правильно оформить документы.

В командировку на своей машине

Служебная поездка начинается с того, что работник берет разрешение у руководства на использование своего авто для корпоративных целей. После этого сотрудник должен подписать с начальником соглашение, в котором указываются расходы по машине. Они могут быть предвиденными и непредвиденными.

Запланированные расходы на использование машины командированного сотрудника – это бензин и прочие траты для обеспечения функций авто, к примеру, незамерзающая жидкость. Так же, как работник предоставляет документы о проживании в гостинице, и ему возмещают расходы на аренду жилья, так и с эксплуатацией машины – он может рассчитывать на получение компенсации финансовых затрат.

При использовании личного авто нужно прописать непредвиденные затраты по максимуму, иначе работнику могут отказать в возмещении. В их перечень могут входить ремонт, оплата парковки, возмещение ущерба при ДТП и другие затраты. Но важно заметить, что компания обязана выплачивать убытки в случае аварии только в том случае, если вины сотрудника в ДТП нет.

Документы для командировки на личном авто

Основной документ для направления работника в командировку – это приказ. Независимо от того, как он будет добираться до нужного пункта – поездом, самолетом или на своей машине. Основанием для составления вышеуказанного документа является разрешение на деловую поездку служащего. Есть категории работников, которых нельзя направлять в командировки без их письменного согласия.

Особенность оформления отчетной документации при отправлении в бизнес-поездку на личном авто заключается в обязательном заполнении путевого листа. Он считается доказательством расходов на бензин в такой же мере, как и оригиналы квитанций из АЗС.

Путевой лист содержит следующие сведения:

  • количество дней, проведенных в дороге;
  • маршрут движения;
  • информацию об автомобиле – ее номер, марка и пр.;
  • данные по водительским правам командированного служащего;
  • сведения о владельце машины;
  • показания счетчика перед выездом в командировку.

Документ заполняет водитель, после чего передает его на подпись руководству, а затем в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, где и проводится компенсация расходов.

Дата: 04.12.2018