Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Нюансы отчетности за проживание в отеле в командировке

Одна из самых затратных статей расходов в служебных поездках – это проживание в гостинице. Существенные траты сотрудник должен подтвердить перед работодателем, так как именно предприятие за них и платит. По завершении командировки сотрудник заполняет авансовый отчет и к нему прикрепляет соответствующие документы. Что важно знать об этой статье расходов?

Что передавать в бухгалтерию

Вернувшись из рабочей поездки, командированный служащий отдает в бухгалтерию кассовый чек и прочие ценные бумаги. Есть определенные требования к форме отчетных документов, которые оформляют гостиничные предприятия.

Бланки строгой отчетности обязательно должны включать в себя реквизиты: название документа (чек, счет, квитанция), 6-значный номер и серию, наименование гостиницы, адрес, ИНН отеля и печать. Важно, чтобы БСО был изготовлен только типографским методом или же с помощью автоматизированной системы. Отчетные документы, распечатанные на обычном компьютере без применения автоматизированных систем, не принимаются предприятием как те, что подтверждают расходы в командировке.

Кассовый чек нового образца должен содержать qr-код. Такой документ печатают в отеле с помощью онлайн-кассы. В этом случае есть возможность сохранить свой экземпляр еще и в электронном виде и без проблем проверить его на подлинность. Некоторые командированные работники принимают решение купить гостиничные чеки за проживание с QR-кодом, поэтому проверка на оригинальность не будет лишней.

Независимо от того, где работает сотрудник – в коммерческой или государственной организации, он должен отчитаться по расходам за проживание и предоставить счет, чек, акт об оказании услуг.

Если нет отчетных документов

Если сотрудник по каким-либо причинам не оформил счет и кассовый чек за проживание в отеле, бухгалтерия предприятия может сформировать запрос в гостиницу для подтверждения факта пребывания работника в отеле в указанный период времени. В свою очередь ответственный сотрудник гостиницы должен составить справку.

Справка о проживании в отеле обязательно должна включать в себя перечень предоставленных услуг и доказательство оплаты. У компании также есть другие документы, подтверждающие служебную поездку: приказ о командировке, проездные билеты и т. п.

Есть ли лимит на расходы

Предприятие может установить лимит затрат для командированного служащего. Об этом сотрудника предупреждают еще до поездки, при этом оглашаются статьи расходов, которые покрывает компания и которые работник оплачивает самостоятельно.

Дата: 01.10.2018